| 支払先 | 勘定科目 | 金額 | 判定 |
|---|---|---|---|
| 〇〇ホームセンター | 消耗品費 | 2,178 | 自動 |
| 〇〇酒店 | 未確定 | 6,800 | 要確認 |
但し書きが「お品代」のみのため、仕入か交際費かを担当の方に確認します
こんな光景、ありませんか？
〇〇さんが休むと、
伝票が止まる。
どの科目か、誰の立替か。判断できる人が限られていると、その人がいない日は入力が進まず、月末の締めもずれ込みます。
閉店後や外回りのあとに、
伝票を打ち込んでいる。
日中は接客や外回りで手が離せず、伝票の入力は営業時間のあとや休みの日に回りがちです。
せっかくシステムを入れたのに、
紙でしか取引できない先が残っている。
会計ソフトや販売管理のシステムを入れても、FAXや紙で届く伝票は、結局だれかが手で入力しています。
共通する原因
必要なのは、伝票に書かれていない
背景まで踏まえた判断です。
日付や金額を写すだけなら、慣れればすぐに終わります。手が止まるのは「この伝票はどの取引か」「どの科目か」「誰が立て替えたか」を判断するとき。その答えは伝票には書かれておらず、取引先とのいきさつや社内の決まりを知っている、限られた人にしか判断できないことも少なくありません。
たとえば、現場ではこんな迷いが
- このレシートは、消耗品？ 仕入？
- 宛名なしの領収書、誰が払った？
- この取引先は、いつもの区分で？
読み取るだけでなく、
その判断まで自動化します。
読み取りだけなら、既製のOCRでもできます。Solaraの仕組みは、これまで人が行っていた判断を、御社のルールに沿って自動で判定します。迷うものだけを担当の方に確認し、お使いのソフトに取り込める形でお渡しします。
集める
FAXはPDFのまま、紙の伝票やレシートはスマホで撮って送るだけです。
読み取る
日付・取引先・品目・金額など、必要な項目を読み取ります。
判定する
勘定科目や取引の区分、誰の立替かを、御社のルールで判定します。迷うものは担当の方に確認します。
取り込む
お使いの会計・販売管理ソフトの取込形式に合わせて、CSVやExcelで出力します。
今の会計ソフトはそのまま
お使いの会計ソフトに合わせて登録・出力します。ソフトの乗り換えや、新しいシステムの導入は必要ありません。
現場の作業は増やさない
現場でしていただくのは、伝票を撮るか、届いたFAXを保存するだけ。忙しい現場に、新しい操作を求めません。
迷うものは必ず人が確認
読み取りに自信がないもの、ルールに当てはまらないものは、担当の方が確認してから登録します。担当の方が確認で教えた判断はルールに書き足され、次からはAIが判定します。
実際の事例
飲食店で、定休日にまとめていた経費の入力が
「撮るだけ」になりました。
高知県で焼肉店を営む会社では、レシートや領収書をスマホで撮ってアップロードするだけで、仕訳まで進むようになりました。
お店で撮った伝票が、そのまま会計データに。
お店で撮った伝票
処理結果
「自動」はマネーフォワード クラウド会計に登録済み。「要確認」は担当の方の確認後に登録します
| 日付 | 支払先 | 内容 | 勘定科目 | 金額 | 支払元 | 判定 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 10/02 | 〇〇青果 | 野菜（玉ねぎ 他） | 仕入高 | 8,640 | 店舗現金 | 自動 |
| 10/03 | 〇〇ホームセンター | 台所用洗剤・ダスター | 消耗品費 | 2,178 | 店舗現金 | 自動 |
| 10/04 | 〇〇酒店 | お品代 | 未確定 | 6,800 | 店舗現金 | 要確認 |
| 手書きの領収書で但し書きが「お品代」のみ。お店で出すお酒（仕入高）か、取引先への手土産（交際費）か、領収書からは分かりません。担当の方の確認後に登録します。 | ||||||
勘定科目の判定ルールは、これまでの仕訳をもとにお店ごとに作っています
※ 画面はイメージです。支払先・品目・金額は架空のものです。
導入前
- 営業日には手が回らず、経費の入力は定休日にまとめて行っていた
- 定休日もほかの業務が多く、領収書の入力に時間を取れなかった
- 経営状況の把握が、1〜2か月遅れてしまっていた
導入後
- 経費が発生したら、その場で写真を撮っておくだけに
- 定休日は処理を走らせながら、並行してほかの仕事ができるように
- 勘定科目と立替者はAIが判定し、迷うものだけ担当者が確認
会社ごとに、伝票も判断も変わる。
だから、お客様に合った仕組みをつくります。
飲食店の仕組みを、そのまま当てはめることはしません。業界の慣習や会社ごとのルールを伺ったうえで、読み取る項目、判定のルール、出力の形まで、御社に合わせてカスタマイズします。
- 卸売
小口の取引先からFAXで届く注文書・納品書
取引先・品目のマスタと照らし合わせ、売上・仕入の区分まで判定
- 製造・建設
仕入先ごとに書式が違う請求書
仕入先ごとの書式を覚え、案件や工事ごとに振り分け
- 運送
ドライバーが持ち帰る受領書
受領書の内容を配送予定と突き合わせ、抜け漏れを確認
- 業種を問わず
現場のスタッフが立て替えた経費
誰の立替か、どの勘定科目かを会社のルールで判定
ほかの方法と比べると
読み取って終わりか、
判断まで任せられるか。
| 自動で伝票入力powered by Solara | 手入力のまま | 既製のAI-OCR | システム会社の開発 | |
|---|---|---|---|---|
| 判断まで任せられる | とても良い：御社のルールで判定 | 課題あり：人が判断 | 課題あり：読み取りが中心 | 良い：要件しだいで可能 |
| 今のシステムのまま | とても良い：取込形式に合わせて出力 | 良い：変更なし | 課題あり：連携の設定が必要 | 課題あり：改修や入れ替えを伴うことも |
| 始めるまで | 良い：1〜2か月ほど | 該当なし | とても良い：すぐ始められる | 課題あり：数か月かかることが多い |
| 現場の業務を理解 | とても良い：必要に応じて業務診断から | 課題あり：担当の方の経験に依存 | 課題あり：利用者側で設定 | 良い：要件定義で整理 |
| 費用の目安 | 良い：必要な機能に絞り、段階ごとにお見積り | 良い：追加費用なし（担当の方の作業時間がかかる） | 良い：月額料金＋読み取り枚数に応じた従量課金が多い | 課題あり：初期費用が大きくなりやすい |
| 向いているケース | 判断が特定の人に偏っている | 伝票が少なく、困っていない | 決まった書式の帳票が中心 | 基幹システムごと見直したい |
4つの方法を、同じ観点で比べています。
自動で伝票入力powered by Solara
向いているケース判断が特定の人に偏っている
- 判断まで任せられる
- とても良い：御社のルールで判定
- 今のシステムのまま
- とても良い：取込形式に合わせて出力
- 始めるまで
- 良い：1〜2か月ほど
- 現場の業務を理解
- とても良い：必要に応じて業務診断から
- 費用の目安
- 良い：必要な機能に絞り、段階ごとにお見積り
手入力のまま
向いているケース伝票が少なく、困っていない
- 判断まで任せられる
- 課題あり：人が判断
- 今のシステムのまま
- 良い：変更なし
- 始めるまで
- 該当なし
- 現場の業務を理解
- 課題あり：担当の方の経験に依存
- 費用の目安
- 良い：追加費用なし（担当の方の作業時間がかかる）
既製のAI-OCR
向いているケース決まった書式の帳票が中心
- 判断まで任せられる
- 課題あり：読み取りが中心
- 今のシステムのまま
- 課題あり：連携の設定が必要
- 始めるまで
- とても良い：すぐ始められる
- 現場の業務を理解
- 課題あり：利用者側で設定
- 費用の目安
- 良い：月額料金＋読み取り枚数に応じた従量課金が多い
システム会社の開発
向いているケース基幹システムごと見直したい
- 判断まで任せられる
- 良い：要件しだいで可能
- 今のシステムのまま
- 課題あり：改修や入れ替えを伴うことも
- 始めるまで
- 課題あり：数か月かかることが多い
- 現場の業務を理解
- 良い：要件定義で整理
- 費用の目安
- 課題あり：初期費用が大きくなりやすい
まずは、標準の仕組みから。
作り込みは必要なときだけ。
多くの業務は、すでに動いている標準の仕組みを、御社の伝票と出力の形に合わせるだけで始められます。判断が複雑な場合や、特定の方にしかできない判断がある場合に限り、有償の業務診断で進め方を整理してから導入します。どちらで進めるかは、無料相談でご提案します。
無料相談
今の業務の進め方をお聞きし、標準の仕組みで始められるか、業務診断が必要かをご提案します。
- 目安
- 30〜60分（オンライン）
- 現場のご負担
- お話の時間のみ
- 費用
- 無料
業務診断（必要な場合のみ・有償）
現場で普段の作業を見せていただき、伝票がどこから届き、誰が何を見て判断しているかを業務フロー図にまとめます。そのうえで、自動化する範囲とお見積りをお出しします。
- 目安
- 2〜3週間（現場への同席2回）
- 現場のご負担
- 普段の作業を見せていただく時間（オンラインでの実施もご相談ください）
- 成果物
- 業務フロー図
業務診断の成果物
伝票が、どこで止まっているかを1枚に。
伝票が届いてから会計ソフトに入るまでを、誰が・何を見て・どこで判断しているかに分けて書き出します。どこを自動にし、どこに人の確認を残すかを、この図をもとに決めます。
業務フロー図（焼肉店での例・簡略版） - 店舗のスタッフ領収書を受け取る
- 店舗のスタッフ科目ごとのポーチに入れる
- 社長（経理を担当）定休日にまとめて回収
- 社長（経理を担当）判断勘定科目を見分ける
- 社長（経理を担当）判断誰の立替かを見分ける
- 社長（経理を担当）入力する
- 会計ソフト仕訳として登録
判断人の経験で決めている場所。自動化の中心になります
導入
はじめに、担当の方の見分け方を判断ルール表にまとめます。それをもとに標準の仕組みを御社の伝票と出力の形に合わせ、実際の伝票で精度を確かめてから本番に切り替えます。
- 目安
- 1〜2か月（本番前の試行を含む）
- 現場のご負担
- 試作結果の確認
- 成果物
- 判断ルール表、読み取り・判定の仕組み、操作の手引き
導入の成果物
“あの人にしか分からない”を、
会社のルールに。導入のはじめに、担当の方の見分け方を判断ルール表にまとめます。仕組みと一緒に判断の基準そのものが会社に残るので、新人教育や引き継ぎにも使えます。
判断ルール表（焼肉店での例・抜粋）
こういうとき こう判断する 青果・精肉業者の納品書 仕入高 ホームセンターの洗剤・清掃用品 消耗品費 「仕入」のポーチに入っていた伝票 ラベルの科目を優先 宛名のない手書きの領収書 立替者を担当の方に確認 但し書きが「お品代」だけの酒店の領収書 仕入か交際費かを担当の方に確認 伴走
取引先や品目が増えたときのルール追加など、使いながら調整を続けます。
- 目安
- 月単位でのご契約
- 現場のご負担
- 確認依頼への対応のみ
- 内容
- ルールの追加・調整、問い合わせ対応
料金の目安
まずは無料相談から。
続けるかは、段階ごとに決められます。
業務診断は、判断が複雑な場合だけ。導入のあとの伴走も、月ごとに続けるかを選べます。
無料相談
今の業務をお聞きし、進め方をご提案します。
0円
- オンラインで30〜60分
- 標準の仕組みで始められるかのご提案
業務診断
必要な場合のみ現場の作業を見せていただき、業務フロー図にまとめます。
10万円〜
- 現場への同席2回
- 業務フロー図の作成
- 導入に進む場合は、費用の半額を導入費用に充当
導入
読み取り・判定の仕組みをつくり、本番に切り替えます。
50万円〜
- 判断ルール表の作成
- 書式5種類まで
- 本番前の試行2週間
- オンラインでの打ち合わせ
伴走
使いながら、ルールの追加や調整を続けます。
3万円〜／月
- AIの利用料
- ルールの追加・調整（月2時間まで）
金額について
- 金額はすべて税別の目安です。正式な金額は、無料相談のあとに個別にお見積りします。
- 導入の金額は、書式の数、判定の内容、入力先、伝票の状態（手書きやFAXのかすれ）によって変わります。現地での打ち合わせをご希望の場合は、お見積りの際にご相談ください。
- 伴走の月額は、月の枚数によって変わります。ルールの追加・調整が月2時間を超える分は、別途お見積りします。
御社の場合の目安を、1分で。
6つの質問に答えると、費用と回収期間の目安が出ます。会社名やメールアドレスの入力は不要です。
はじめに、
一緒に確認すること。
できることと、条件しだいのことを、最初のご相談で正直にお伝えします。
実際の伝票
お手元の伝票を何枚か見せていただき、書式が何種類あるか、項目の並びがどれくらい複雑か、手書きやかすれた文字がどれくらい混ざるかを確かめます。読み違えやすい伝票が多い場合は、人が確認する前提で運用を設計します。
判断のそろい具合
勘定科目や取引の区分の決め方が、人によって違わないかを確かめます。違う場合は、ルールをそろえるところから始めます。
取り込み先のシステム
お使いの会計・販売管理ソフトに、CSVやExcelを取り込む機能があるかを確認します。
データの取り扱い
伝票はクラウド上のAIで処理します。社内規程や取引先との取り決めに沿えるかを確認します。
よくある質問
パソコンに詳しい社員がいなくても使えますか？
日々お願いするのは、伝票を撮って送ることと、確認依頼に答えることが中心です。確認依頼にはWebの画面を開いて回答していただくため、ブラウザやメールを使う程度の操作は必要になります。導入時に操作の手引きをお渡しし、慣れるまではご質問にお答えします。仕組みの設定やルールの調整は、こちらで行います。
今の会計ソフトを変える必要はありますか？
ありません。お使いの会計・販売管理ソフトの取込形式（CSVやExcelなど）に合わせて出力します。取り込みの機能があるかどうかは、無料相談の際に確認します。
今のFAX複合機のままで大丈夫ですか？
多くの場合、そのままお使いいただけます。受信したFAXをPDFで保存できるかどうかを、無料相談の際に確認します。
取引先に何か対応をお願いする必要はありますか？
ありません。取引先には、これまでどおりFAXや紙で送っていただけます。書式を変えていただく必要もありません。
小さな業務からでも相談できますか？
はい。1種類の伝票、1つの業務から始めて、効果を見ながら広げていく進め方をおすすめしています。
途中でやめることはできますか？
段階ごとに、続けるかどうかをご判断いただけます。業務診断で作った判断ルール表は、その後も社内でお使いいただけます。
現場に来てもらう必要はありますか？
業務診断では、原則として現場に2回伺い、普段の作業を見せていただきます。遠方の場合や、画面共有で作業を見せていただける場合は、オンラインでの実施もご相談ください。
オンラインでも対応してもらえますか？
はい。打ち合わせや操作のご説明は、オンラインで行えます。現場を見せていただく業務診断は訪問をおすすめしていますが、遠方の場合はオンラインと訪問を組み合わせて進めます。訪問が難しい地域の場合も、まずはご相談ください。
まずは、
今の業務のお話を
聞かせてください。
どこまで自動化できそうか、標準の仕組みで始められるかを、無料でお伝えします。まずはお気軽にお問い合わせください。